En el día a día usted no puede estar enviando un burofax cada vez que tiene una discrepancia con un cliente o un proveedor. Pero sí es posible y aconsejable que hábilmente deje constancia por escrito de esas discrepancias.
En sus relaciones comerciales pueden producirse incidencias que pueden acabar en los juzgados. Y si esto sucede, conviene disponer de pruebas por escrito que le beneficien. No obstante, no siempre es viable enviar un burofax cuando surgen discrepancias (pues ello supondrá iniciar hostilidades con un cliente o un proveedor con el que se quiere seguir contando), lo mejor es utilizar con habilidad el correo electrónico, para dejar clara su postura sin que parezca una reclamación formal. Veamos algunos ejemplos:
Situaciones frecuentes
Retraso. Su proveedor está superando el plazo de entrega acordado, pero usted no quiere importunarle enviando un burofax, pues parecerá una amenaza. En esta situación puede enviarle un correo electrónico indicando que no acepta la demora y de que ésta tiene consecuencias negativas para su empresa. Así, si el asunto acaba en pleito, su proveedor no podrá alegar que usted aceptó una prórroga (y que así lo demuestra su silencio).
Defectos. Una empresa está realizando unas reformas en un inmueble de su propiedad, y aunque quedan algunos flecos pendientes de acabar, le está reclamando el último pago acordado. Igual que en la situación anterior, debe dejar constancia a través de un correo electrónico de que falta rematar esos puntos para que se devengue ese último pago.
Pago. Un cliente le compró 10 ordenadores, pero después le ha estado pidiendo constantes mejoras y retoques. Dado que el trabajo que exigen esas mejoras se va acumulando, usted teme que el cliente le discuta el precio final. Deje constancia del precio de cada mejora exigida, indicando en cada e-mail cuándo se abonará dicho precio.
Validez del e-mail
Si recibe respuesta por parte de su cliente o proveedor, el e-mail será un valioso elemento de prueba a su favor (si el asunto acaba en los tribunales). Pero si no recibe respuesta, quizá el juzgado no dé tanta relevancia a esa comunicación. Para evitar este riesgo, recuerde que existen empresas que prestan servicios de certificación y que pueden refrendar con soporte notarial que el e-mail ha sido enviado, cuál era su contenido, si el destinatario lo ha abierto, etc. De esta forma usted podrá acreditar, al menos, que ha enviado el e-mail y que su cliente lo ha recibido.
Deje constancia por escrito de su postura enviando un simple correo electrónico. De esta forma no se deteriorará su relación comercial, pero quedará más protegido si la discrepancia va a más y el asunto termina en los tribunales.